バーチャルオフィスのサービスはメインとなる「住所利用」のほか、「郵便転送」「電話秘書代行」「会議室貸出」などの追加サービスに分かれます。

サービス提供者により細かな内容や費用形態は変わってきますが、会社を登録するのに必要な情報だけではなく、様々なサービスを受けることができる場合があります。

最小限のコストで契約ができるバーチャルオフィスですが、実際のオフィス空間が存在しないことから、信頼面におけるデメリットもあります。

事業内容や状況に合わせ、最適なオフィスの形を判断しましょう。

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バーチャルオフィスの4つのサービスと注意点

バーチャルオフィスの主なサービス内容は4つあります。

1つ目は住所利用です。会社を登記する際に住所や電話番号などの必要な情報を貸し出すサービスを指し、バーチャルオフィスの一番大きな役割となっています。

2つ目は郵便転送です。送られてきた郵便物をバーチャルオフィスから契約者の住所へと転送してもらうことができます。

3つ目はかかってきた電話を代理で取り次ぐ「電話秘書代行」です。

そして4つ目は「会議室貸出」です。バーチャルオフィスが所有する利用可能な会議室の貸し出しを行なっている場合があります。

バーチャルオフィスの一番の役割は「住所利用」

バーチャルオフィスの基本となるサービスは「住所」を貸し出すことです。

実際にはオフィス空間は存在しないため、自宅を仕事場としている方やオフィスはあるけれど対外的に別の住所を知らせたい方、ノマドワーカーがバーチャルオフィスを利用しているケースが多いようです。

なお、会社登記をバーチャルオフィスの住所で行う場合には、注意が必要です。会社法に基づき、定款と株主名簿は登記場所での保管が義務付けられています。大切な書類ですのでどのように扱われるか契約前に確認が必要です。

立地は会社の信頼度に大きく関わる要素ですので、サービス内容や予算を比較し最適な住所のバーチャルオフィスを探してみましょう。

バーチャルオフィスには様々なサービスがある

バーチャルオフィスでは、「住所利用」の他にも様々な追加サービスを受けられることが多いです。

よくあるサービス内容として「郵便転送」「電話秘書代行」「会議室貸出」の３つが挙げられます。

バーチャルオフィスへ送られてきた郵便物を、契約者の住所へ転送してくれるサービスが郵便転送です。

頻度や転送方法は運営業者により異なりますので、事前に確認しましょう。

また、本人確認が必要な本人限定郵便については転送ができないため、注意してください。

電話秘書代行というサービスは、かかってきた電話を秘書のように代理で取り次いでくれるサービスです。

一般的には折り返す旨を先方へ伝え、契約者に入電の連絡をする流れになっています。

会議室の貸し出しを行なっているバーチャルオフィスもあります。

実際に取引先との打ち合わせが可能な場合もありますので、利用条件を確認の上、活用するのがおすすめです。

様々なサービスがありますが、運営業者によって内容や費用形態は異なり、定額プランに組み込まれていることもあれば、オプションとして追加料金が発生する場合もあります。

利用を検討しているバーチャルオフィスはどういった費用形態で、どのようなサービスがあるのかを事前にチェックして最適な場所を探しましょう。

サービス内容以外に注意すべきポイントは3つ

バーチャルオフィスは、一等地の住所を低コストで使用できるという大きなメリットがある一方、注意しなければならないデメリットもあります。

銀行口座の審査が厳しくなるというのが1つ目です。実態の事務所スペースがないことで、審査で疑義が生じることがあります。取引先の銀行に事前に確認しておく必要があります。

2つ目のデメリットは会社としての信頼性が低くなる可能性がある点です。取引先が登録している住所へ足を運ぶ可能性や、インターネットでオフィスの場所を調べる可能性は大いにあります。その際に表札がなかったり、いかにもバーチャルオフィスだと分かってしまう外観では印象が悪くなることも考えられます。

事前にバーチャルオフィスであることを事前に伝えておくなどの対策もできますが、それでも実際のオフィスがないことにより信頼を得にくくなる可能性があることも心に留めておきましょう。

そして、事業によっては事業の許認可が取得できないという、3つ目のデメリットも存在します。労働派遣事業や宅地建物取引業、探偵業、古物商など、特定の事業を行う場合には行政機関から必要な認可を得なければなりません。

これらの特定の事業については、営業所としての実態や物品を管理するスペースがあることが条件とされるため、許可を得られない可能性があります。

管轄官庁への事前確認を必ず行った上で契約をするようにしてください。

バーチャルオフィスで受けられるサービスと選ぶ際の注意点

バーチャルオフィスは登記にも使える住所や電話番号などの情報を貸し出すサービスで、追加で受けられるサービスには「郵便転送」「電話秘書代行」「会議室利用」がありました。

郵便転送は、オフィスへ届いた本人限定受取郵便を除く郵便物を、契約書の登録住所へ転送してくれるサービスでした。

電話がかかってきた場合、秘書のように代理で電話を取り次ぎ入電の連絡をする電話秘書代行サービスもありました。

また、事業者によっては利用可能な会議室を保持しており、その貸し出しを行なっているところも存在します。

運営業者により、サービス内容やその費用形態は異なりますので、契約検討段階で詳細を確認し、自身の事業に最適なサービスオフィスを見極める判断材料としましょう。

そして、バーチャルオフィスを契約する際注意すべき点も3つありました。

1つ目は銀行口座の審査が厳しくなる点でした。

実態の事務所スペースを有していないことで疑義が生じる原因となる場合があります。

2つ目が、会社的な信頼度が低くなる可能性がある点でした。取引先が住所を調べる可能性や現地へやって来た際、実際の事務所が存在しないことで印象が悪くなる可能性もゼロではありません。

そして、事業内容によっては許認可が取得できないという大きな3つ目のデメリットもありました。

特定の事業については実スペースがないと許認可を得られない場合があります。自身の事業が該当するかは必ず事前に調べなければなりません。

一等地の住所を低コストで使用できるバーチャルオフィスではありますが、このようなデメリットもありました。

自身の事業内容により好ましいオフィスの形態は変わってきます。条件やコスト、メリットデメリットを総合的に考え、最適なオフィスの形を見つけましょう。

賃貸オフィスを借りるほどの予算はないけれど、バーチャルオフィスでは会社としての信頼面に不安が残るという場合にはレンタルオフィスという選択肢もあります。

バーチャルオフィスよりコストは高くなりますが、事業を円滑に進めるための必要コストとして割り切れる程度の価格設定の施設もあります。

オフィスに常駐しない場合には、窓なしの一番小さな部屋を選ぶのがおすすめです。

M-LABEL仙台も、使用者様の約半数は常駐せず、会社登録用の住所や取引先との打ち合わせ場所として利用することを目的に契約をされています。

また、実空間がないと認可がおりない事業のテナント様の登録もあり、利用者様が求めるオフィスの機能や役割が様々であるのは明確です。

事業展開のため、事業拡大のため、施設を内見するなどして、比較検討してみてください。