レンタルオフィスの契約をする際、注意すべきポイントは3つあります。それは「途中解約について」「契約解除について」「解約時の費用について」です。

一般的な賃貸オフィスは、賃貸借契約書があります。内容についても、いずれも借地借家法に基づき、特約の有無や表現の細かな違いはあるものの内容はほぼ同じです。

一方、レンタルオフィスは準拠される法律がなく、業界のスタンダードは存在しません。施設事業者によって契約内容が異なるため、契約者が内容を確認する必要があります。また、レンタルオフィスごとに費用形態も様々です。

トラブルにならないための契約ですので、内容はしっかりと確認しましょう。

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レンタルオフィスの契約時には３つの注意点と費用に注目

レンタルオフィスを借りる際には、３つの注意点と費用を確認するのが良いとされています。

1つ目は「途中解約について」です。自身の事業計画に変更があった際、途中でオフィスの契約解約せざるを得ない可能性があります。途中解約の可否と、解約の際の条件を確認しましょう。

2つ目は「契約解除について」です。利用者側の意思に関わらず、ルールを破った場合やマナーが悪い場合には途中で契約を解除されることもあります。事前に禁止されている項目やマナーについても把握する必要があります。

3つ目は「解約時の費用について」です。入居時だけではなく、解約時にも費用が発生する場合がありますので、事前にチェックしてください。

また、レンタルオフィスの料金設定は、施設事業者によって様々です。基本的な賃料はもちろんですが、会議室やコピー機の使用でかかる付加使用料や解約時の違約金などがレンタルオフィス毎に変わるのです。

契約内容と同時に、しっかりと別途発生する費用も確認しなければなりません。

途中解約ができるかどうかと条件は事前に確認

自身の事業計画の変更、拡大、縮小などにより、止むを得ずオフィスを途中解約しなければならい可能性を前提に考えましょう。

途中で解約ができるかどうかや、解約が可能な場合には何ヶ月前に予告をすればいいのかを確認し、把握しておきましょう。

また、施設事業者側から解約ができる条項が契約書に盛り込まれているケースも多く見受けられます。施設の閉鎖やその他の事情などにより事業者側から途中解約を申し出られる可能性があるのです。

自身の事業計画に関係なく、オフィスを退去しなればならない場合があることを留意しておく必要があります。

規則を破った場合には契約を解除される場合も

規則を守らなかった場合や、マナーが悪い場合には施設事業者から契約解除を言い渡される場合もあります。

具体的には、月々の利用料を滞納したらすぐに契約を解除されるケースが例として挙げられます。

また、レンタルオフィスは通常の賃貸オフィスと異なり、他社と一部の仕事空間を共有します。そのため、マナー違反や他の利用者への迷惑行為が見受けられれば、契約解除通告が出される場合もあるのです。

きちんと規則を確認し、周囲の人と譲り合ってオフィスを利用するようにしましょう。

解約時かかる費用にも注意

レンタルオフィスを選ぶ際、つい入居にかかる費用ばかりに目が行きますが、解約時にかかる費用も確認しておく必要があります。

部屋を使用し、壁や床を汚してしまった場合、退去時に修復費用を請求される場合があるのです。契約書には契約解除時に負担する必要のある費用についても記載がありますので、忘れずに目を通してください。

また、入居時にキャンペーン割引サービスを受けている場合には、定められた契約期間内に解約してしまうと違約金が発生するケースもあります。

金銭的な理由からレンタルオフィスの解約を決めても、思いもよらない請求を受ける可能性はゼロではありません。入居費用や月額料金に加え、退去時の費用もしっかりと確認しましょう。

契約時は費用形態も要チェック

レンタルオフィスの費用見積もりを比較して自身のオフィスとして適切な仕事場を見つけましょう。一般的に契約時、入居中、退去時にそれぞれ費用がかかってきます。

契約時にかかる費用は、事務手数料、敷金・保証金、前払賃料の三つです。

レンタルオフィスを選ぶメリットの一つに、初期費用を抑えられることが挙げられます。契約促進として当初契約期間の賃料を割り引くキャンペーンを行なっている場合も多くあるので、条件の確認をして利用するのも良いでしょう。

入居中は賃料と付加使用料がかかります。賃料の中には、机や椅子の使用料の他に、電気代やインターネット使用料なども含まれているのが一般的です。これに加え、印刷費や電話通話料、会議実利用料などの付加使用料が使った分だけかかります。

また、レンタルオフィスによっては早朝や深夜、土日祝日は時間外空調使用料が発生する場合や、登記利用料、専用通信回線引込み料などの追加料金が発生する場合もありますので注意してください。

退去時にはオフィスを元の状態に戻す原状回復工事費や途中解約時のペナルティ費用が発生するレンタルオフィスもあります。退去時にかかる費用も施設事業者により異なってきますので、確認が必要です。

良いオフィスかどうかの基準は「取引先からの信用を得られるか」と「従業員が働きやすい環境で愛社精神を持てるか」の２点と言えます。

安いかどうかだけではなく、会社の顔であり、パフォーマンスを生み出す場所であるという点も配慮して最適なオフィスと契約しましょう。

3つの注意点と費用を考えてレンタルオフィスを選ぶ

オフィスを選ぶ際には「途中解約について」「契約解除について」「解約時の費用について」の3点に注意しつつ、費用も考慮する必要がありました。

途中解約について確認すべき点は、途中解約の可否と解約予告の提出期限でした。また、レンタルオフィス側からの途中解約があるかどうかも確認しておく必要があります。

レンタルオフィスの利用規約やマナーを守れない場合、施設事業者側から契約解除を通告される場合もありました。予期せぬ契約解除を未然に防げるよう規約にも目を通さねばなりません。

解約時の費用についても事前のチェックが必須でした。オフィスを元の状態に戻す原状回復費用や違約金が発生する場合もありますので注意しましょう。

費用形態については、レンタルオフィスの施設事業者により様々でした。レンタルオフィスごとに、契約時・入居中・退去時にかかる費用の見積もりを出して比較し、費用を算出する必要があります。

オフィスは会社の顔であり、従業員が多くの時間を過ごす場所になります。注意点や費用を確認の上、自身が求める条件とのバランスを見て最適なオフィスを選びましょう。