レンタルオフィスと賃貸事務所の違いは大きく分けて３つあります。それは、「面積についての考え方」「入居時・退去時にかかる費用と時間」「ランニングコスト」です。

オフィスを開設する場合、今まではテナントビルへ入居する「賃貸事務所」が一般的でした。しかし近年は個室の執務スペースを貸し出す「レンタルオフィス」と呼ばれる施設が増えています。

今回は、レンタルオフィスと賃貸事務所の違いや、移転する際に検討すべきポイントについてご紹介します。

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レンタルオフィスと賃貸事務所の３つの違い

レンタルオフィスと賃貸事務所には３つの違いがあり、オフィスを開設する際にどちらを選ぶべきかの判断基準となります。

１つ目は面積についての考え方です。レンタルオフィスは利用人数を、賃貸事務所は坪数を目安にし、１人あたりが使用できる坪数を計算します。

２つ目は入居時と退去時にかかる費用と時間です。レンタルオフィスと賃貸事務所では、入居の際にかかる初期費用と退去時にかかる費用と時間に大きな差があります。

賃貸事務所は契約成立後、内装工事をする必要があるのに対し、レンタルオフィスの場合、パソコンを持ち込めばすぐに利用できる環境が整っています。そのため、レンタルオフィスの場合は内装工事なしで、契約後すぐに業務を開始することができるのです。

3つ目はランニングコストです。賃貸事務所は家賃に上乗せで電気代、通信費などがかかるのに対し、レンタルオフィスは家賃の中にその他の費用が含まれているため、ランニングコストの見通しの立てやすさに違いがあります。

賃貸事務所は坪数、レンタルオフィスは人数を目安に選ぶ

賃貸事務所は、坪数を目安に選びます。受付スペース、会議室、OA機器などを揃えたり、デスク間の廊下を考慮したりすると１人あたり３坪が目安となります。

一方、少人数の利用に特化しているレンタルオフィスは、１名用、２名用というように利用人数を目安に選びます。面積に換算すると、１人あたり0.5坪から１坪程度となります。

賃貸事務所に比べ、レンタルオフィスは１人あたりの坪数が少なく感じられますが、会議室や複合印刷機は共用廊下に設けられているため執務機能は十分なのです。

この考え方をもとに、ケースバイケースではありますが、5人以上で使用するなら賃貸事務所、4人以下であればレンタルオフィスを選択の目安にするのが良いと思います。

入居時・退去時の費用と時間を削減したいならレンタルオフィス

賃貸事務所とレンタルオフィスでは初期費用と退去時にかかる費用と時間に大きな違いがあります。

まず、敷金（保証金）です。賃貸事務所は月額賃料の6～12ヶ月分を敷金の条件としているケースが多いのに対し、レンタルオフィスは0～2ヶ月分としている施設がほとんどで手元資金を多く必要としません。

費用・時間共に違いが出るのが、入居工事の有無です。レンタルオフィスは、すでに家具や共同で使えるコピー機などの業務をする上で必要な備品が全て揃っており、パソコンを持ち込めばすぐに利用することができます。

しかし、賃貸事務所の場合、全て自費で執務空間を整える必要があるのです。会議室を設定するためのパーテーション設置、家具の選定、ネットワーク環境の用意、セキュリティ工事など、入居工事には多くの費用と時間、手間がかかります。

さらに、退去時にも同様に違いがあります。賃貸事務所は解約時には借りた時の状態に戻す必要があるため、退去の際にも、多額の原状回復工事費と時間がかかります。

レンタルオフィスの場合、私物を撤去するだけのため工事は発生せず、退去時の支出も抑えられることが多いです。

しかし、契約によっては解約時に費用が発生するレンタルオフィスもありますので、契約前に一度確認を行いましょう。

予算や業務開始までの時間、解約した時も想定して総合的に判断しましょう。

レンタルオフィスはランニングコストの見通しが立てやすい

賃貸事務所は、家賃の他に電気代や空調代を使用量に応じて払う必要があります。

他にも、インターネット回線をはじめとする通信費、複合印刷機のリース代なども発生するため、家賃以外のコストを事前に自身で計算し、事業開始後もコントロールしなければなりません。その点、レンタルオフィスは月額料金の中に電気代や空調費が含まれている場合がほとんどです。

その他にかかる経費としては、時間制で貸し出しを行なっている会議室の利用料や印刷代程度が一般的となっています。

ランニングコストのほとんどが月額費用に含まれているため、自身で細かく計算しなくても予算の見通しがつきやすいのがレンタルオフィスの利点です。

ただし、ビルのシステムによっては時間外の空調利用については追加料金が発生する場合もあるので、働き方を加味して検討する必要があります。よく確認しましょう。

また、レンタルオフィスは坪単価的には賃貸事務所より賃料が割高になることが多いため、従業員数が多く、長期で会社を運営する見通しが立っている場合には賃貸事務所の方がランニングコストを抑えられる可能性もあります。

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レンタルオフィスか賃貸事務所かを選ぶ時のポイントは3つ

レンタルオフィスと賃貸事務所も個室のオフィスですがそれぞれ違いがあり、どちらかを選ぶ際に知っておきたいポイントは「面積についての考え方」「入居時・退去時にかかる費用と時間」「ランニングコスト」の３つでした。

賃貸事務所の場合は会議室やデスク間の廊下などを含めた面積で、１人当たり3坪程度になるよう計算をしてオフィスを選びます。

対して、レンタルオフィスは利用人数を基準に選ぶのが一般的です。しかし、荷物や備品が多い場合には１人分余裕のある個室をレンタルするのが良いでしょう。

入居時・退去時についてです。賃貸事務所の場合、内装工事や入居工事、原状回復工事が必要です。手間を掛けずに業務を素早くスタートしたい場合や、初期費用や退去時コストを抑えたい場合はレンタルオフィスを選択肢に入れましょう。

また、ランニングコストにもそれぞれ違った利点があります。

レンタルオフィスは月額料金に電気代や通信費が含まれており、月々の運用コストの見通しが立てやすいです。一方、賃貸事務所は、従業員が多く長期の運営が確定している場合には総合的な支出を抑えられる可能性があります。

ご自身の会社規模や事業内容に合わせ、レンタルオフィスと賃貸事務所のどちらが良いかの判断をしましょう。